覚えておくと便利!PowerPoint4つの機能

今回はパワーポイントで掲示物を作るときの基本のお話です。

パワーポイントといえば、どんな使い方をしますか?

テレビ画面やスクリーンに写して使う人が多いのではないでしょうか。

でも、パワーポイントをただスライドショーとして使うのはもったいない!
掲示物を作るのに、とっても便利なソフトなんですよ。

4つの基本を覚えておくとちょこっとラクに作る事ができますので、ぜひ覚えて使ってみてください。

1.スライドサイズの設定
2.ショートカットキーを使う
3.ガイドラインを気にしてみる
4.複製の機能を使う

1.スライドのサイズ設定をしよう

はじめにパワーポイントを開いたとき、スライドのサイズは横長になっていると思います。
「標準(4:3)」や「ワイドサイズ(16:9)」です。
スクリーンに写してのプレゼンテーションなら、そのままでもいいでしょうが、掲示物だと扱いにくいので変えちゃいます!

A4もA3もB4もB5も、いろいろな紙のサイズが設定できるんです。
さらに、横向きだけでなくて、タテ向きも出来るんです!

これを設定しておけば、作った画面のままでプリントアウトすることができます。
ワードよりも自由度が高く、キレイに作れるので、私はほぼパワポで作っています!

パワーポイントを開いたらまず、スライドサイズを設定しましょう!

スライドサイズの設定の仕方

STEP.1
「デザイン」タブをクリック
STEP.2
「ユーザー設定のスライドサイズ設定」をクリック
右端にある「スライドのサイズ」をクリックすると出てきます 
STEP.3
作りたいサイズを選択
STEP.4
用紙の向きを選択
STEP.5
「OK」をクリックして終了

 

以前紹介した、「保健室のルール」という掲示物はパワポ作です。
スライドサイズA3のタテで作ってあります。

スライドサイズを設定して、パワポで作ってみてください。

 

2.ショートカットキーを使う

パソコンの便利機能といえば、ショートカットキーですね。
知っているだけで、時短になるのでぜひ覚えてください!

シフトキーで比率を固定したまま拡大縮小

まず使ってほしい機能は❝Shift(シフト)キー❞です。

シフトキーを押しながら図形を描くと、タテヨコの比率が固定されます。
なので正方形や真円、星型などを作りたいときには、このシフトキーを使ってください。

たとえば、正方形を描きたいとき。

①図形の中から、「長方形」をクリックします。
②シフトキーを押しながら、ドラッグして図形を描きます。

これで正方形の出来上がり!

とっても簡単ですね。

また、図形を移動させるときにもシフトキーが使えます。
真上または真横に図形をズラすときにも、シフトキーを押してから図形をドラッグします。

シフトキー、結構便利なので使ってみてください。

 

Ctrl+D で一気にコピペ!

Ctrl+C でコピー
Ctrl+V でペースト(貼り付け)

というショートカットキーを知っている人は多いかと思います。

このコピー&ペーストを一度にできるショートカットキーがあるんです!

それが、Ctrl+D です。

コピーして、貼り付けして、だと2度操作が必要ですが、Ctrl+Dなら1回で済みます。

同じ図形や画像などを何枚も配置したいときに便利です。
コピー&ペーストしたいものをクリックして選択し、Ctrl+Dを押すだけ。
これを繰り返せば、好きなだけコピペできちゃいます!

 

3.ガイドラインでキレイに配置しよう

見ていて気持ちの良いものを作るには、バランスが大事です。
バランスが良いというのは、配置が揃っている、ということでもあります。
配置を揃えるのには「ガイドライン」を使ってみてください。

 

ページのタテと横の中心線を表示する

図形や画像を配置したいとき、中心はどこだろう?と思うことありませんか。
パワーポイントはガイドラインを表示させることができるので、バランスよく配置してキレイな掲示物を作ることができます。

ページのタテと横の中心線を表示するには、

①「表示」タブをクリック
②「ガイド」にチェックを入れる

これで、グレーの点線が表示されます。

 

配置を揃える赤のガイドライン

図形やテキストボックスを移動させていると、赤い点線のラインが出てきませんか?

これは、図形等の位置をそろえるのに大活躍します。
中心、アタマ、オシリを揃えたいときには、この赤いガイドラインを見るのが簡単です。

同じページ内にある図形や画像、テキストボックスとの位置関係を教えてくれます。

※ガイドラインは図形のアタマ、中心、オシリを教えてくれますが、見た目とズレるときもあります。
見た目で揃っているか?も大事ですから、ガイドラインは目安に使うのが良いでしょう。

 

4.スライドの複製を使おう

1枚スライドを作って、図形の位置やサイズはそのままで、テキストだけ変えてもう1枚作りたい!ってことありませんか?
そんなときは「複製」機能を使いましょう。
複製すれば、図形やテキストボックスの位置も大きさも同じままで作れます。

複製のしかた

①複製したいスライドをクリックして選択し、そのまま右クリックする

②「スライドの複製」を選択する

これで同じスライドが作られます。
あとは、テキストを変えるなどすればOKです。

スライドの複製機能はとっても優秀ですよ!
同じデザインでたくさん作るときには、この機能がないと時間がかかって大変です。
テキストを変えればいいだけなのですから。

例えばこの掲示物にある12項目はパワーポイントで作りました。

1年の生活を振り返る掲示物『健康度チェック』(3月)

 

便利便利。

 

今回は、掲示物作りに使って欲しい4つの機能を紹介しました。

1.スライドサイズの設定
2.ショートカットキーを使う
3.ガイドラインを気にしてみる
4.複製の機能を使う

知っていると知らないでは、作る労力が違ってきます。

私は、掲示物作りに大切なのは「簡単である」ことと「楽しい」ことだと考えています。
パソコンも上手く使っていけば、掲示物作りを簡単にすることができます。

一度にすべてを覚えるのは大変ですが、パソコンスキルは『慣れ』が一番です。
つまり、どんどん使ってみること。

忘れてしまっても、また検索したり聞いたりすればいいんです。
まずはこの4つの機能から使ってみてはいかがでしょうか。

今回はここまで。それでは。